“Cuando todo hacía prever un buen final, el diablo metió la
cola”.
Así lo vi esta semana.
Te pongo en situación:
Para Rogelio, ocupado en su
diaria ocupación profesional, la reunión que esa semana tenía en la
Organización de la Sociedad Civil OSC (también conocida como ONG) que
actualmente preside, era una más de las periódicas acostumbradas.
Para Alcides y Benjamin, el resto
de los miembros de esa organización, respectivamente ocupados a diario en sus
respectivos quehaceres, también era una reunión de rutina.
Sin embargo, la sola presencia en
ella de autoridades políticas, la hacía una reunión fuera de lo común y, por
ello, una oportunidad que merece ser aprovechada.
El desarrollo, obviamente signado
por la imprevisión, desató un inesperado entrecruce entre Rogelio, Alcides y
Benjamin que dejó entrever algunas de las debilidades de la estructura orgánica
de aquella institución.
La circunstancial desprolijidad,
impresionó a Rogelio, como una impertinencia y/o desinformación de Alcides y
Benjamin, desubicada en tiempo, lugar y forma.
Para Alcides y Benjamin, la
frustración se cargó de impotencia, teñida por la subjetiva humillación de
haber sido llamado a silencio y descalificada su moción en medio de la reunión.
Hecho que no dudaron en hacer saber a Rogelio con los reproches pertinentes y
el mal momento recíproco que sumó a la circunstancial desprolijidad pública.
APRENDIZAJE.
¿De quién fue la culpa? ¿Cuál fue
el error?
Para el caso ya da lo mismo
identificar un culpable. Tampoco es útil señalar un error. La debilidad
orgánica e institucional quedó a la vista, pero si algo útil queda de ello es
la pregunta ¿Pudo haberse evitado?
La respuesta es categórica: SI
PUDO. Y la oportunidad de mejora está en el terreno de ADMINISTRACIÓN, que es
donde se produjo la disfunción.
¿QUÉ HACER, ENTONCES, PARA FALLAR ASÍ?
¿Y PARA NO FALLAR?
Es muy fácil, para fracasar
simplemente NO PLANIFIQUES la reunión y frente a una como la descripta, te
saldrá exactamente igual. Con más la potencialidad de que resulte incluso peor.
Ahora, para NO FALLAR:
- Establecé un orden del día consistente con tus propósitos institucionales.
- Pedile a tu equipo que lo revise y, con ellos emprolijalo.
- Acordá con tus pares que el núcleo de tratamiento será ese orden del día, que todos se ceñirán a ese plan de tratamiento y que, los emergentes, que de seguro ocurrirán, serán reconducidos a esa pretendida agenda y, de no ser posible, derivados a un posterior tratamiento.
- Te será útil también establecer los mínimos aceptables de cada tema del Orden Del Día, aquello con lo que cualquier resultado superior conforma a tus propósitos institucionales, pero por los que cualquier resultado inferior te mantedrá en la batalla hasta alcanzar el mínimo.
- De ser posible, compartilo con la contraparte que tendrán en esa reunión. Más allá de que le pueda marcar la cancha e incluso ayudar a ordenarse, es posible que le anticipe también que recursos añadir a su presentación y con quienes asistir para conformar mejor la posibilidad de obtener buenos resultados. Te beneficiarás también.
En OSC's, lo más seguro es que
también reuniones cuya naturaleza sea similar a la del caso expuesto, tienen un
corte social importante. Bien, no lo podés descuidar y has de dar el lugar
necesario para tal efecto. Pero ese efecto, nunca puede postergar el propósito
institucional, especialmente en aquellos aspectos más emparentados con lo
presupuestario, precisamente por tratarse de la mayor restricción de una OSC.
Fuera de estos términos, lo sepas
o no, mayor o menor sea el grado, la reunión será improductiva.
Toda reunión tiene un protocolo,
más o menos formal según sea su naturaleza, la institución, la ocasión, el
ámbito, etc. No seguirlo, pondrá a los resultados óptimos al nivel del milagro,
y la precariedad e imprevisibilidad tendrán su rol protagónico en el momento
menos indicado, para con el tema más sensible o, la restricción más ajustada.
¡Cuidado! A Rogelio le di entrenamiento
previo que le fue útil en ocasiones anteriores con logros significativos.
Pero, “es el hábito lo que hace
al monje”, y dar por supuesto el ejercicio de una función de ADMINISTRACIÓN es
EVITABLE CAUSAL de efectos no deseados.
(Los nombres utilizados para exponer el caso son ficticios, en cumplimiento del Acuerdo de Confidencialidad que se establece con cada cliente).
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